Direktaufträge digital, effizient und rechtssicher durchführen – Praxisbeispiele aus dem Beschaffungsalltag

Dieses Webinar zeigt den kompletten Lebenszyklus eines Direktauftrags – von der Marktkundung bis zur finalen Dokumentation – anhand eines realen Beschaffungsszenarios aus der Praxis. Die Digitalisierung dieses Prozesses wird dabei mit einer modernen Softwarelösung veranschaulicht, die auf bewährten Best-Practice-Erfahrungen basiert.

Allgemeine Informationen

Der Direktauftrag ist eines der am häufigsten genutzten Instrumente im Alltag der öffentlichen Beschaffung. Trotz der vermeintlichen Einfachheit birgt er in der Praxis erhebliche Risiken und Unsicherheiten, speziell bei der lückenlosen und prüfsicheren Dokumentation, der Einhaltung des Rotationsprinzips und der Durchführung fundierter Wirtschaftlichkeitsprüfungen.

Dieses Webinar nähert sich der Thematik aus einer konsequenten Praxisperspektive. Statt reiner Theorie wird anhand eines realen Beschaffungsszenarios (Beschaffung einer Dienstleistung) der komplette Lebenszyklus eines Direktauftrags von der Markerkundung bis zur finalen Dokumentation durchgespielt. Die gezeigten Prozesse basieren auf Best-Practice-Erfahrungen. Die Digitalisierung des Prozesses wird dabei anhand der Software EMMIE veranschaulicht.

Vorteile

Rechtssicherheit im Fokus: Dokumentationspflichten für Direktaufträge umsetzen.
Effizienzsteigerung: Wiederkehrende und kleinteilige Beschaffungen zeitsparend und ohne Medienbrüche durchführen.
Best-Practice-Ansatz: Lösungsansätze auf Ihre eigene Organisationsstruktur übertragen.
Prozesstransparenz: Sie sehen am konkreten Beispiel, wie digitale Unterstützung Fehlerquellen (z. B. beim Rotationsprinzip oder Preisvergleich) minimiert.

Zielgruppe

Das Webinar richtet sich an Verantwortliche und Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter aus folgenden Bereichen, die regelmäßig mit Beschaffungen unterhalb der Schwellenwerte betraut sind:

Vergabestellen und zentrale Beschaffungsstellen
Fachbereiche öffentlicher Auftraggeber (z. B. IT, Bau, Personal, Organisation)
Kommunen, Bundes- und Landesbehörden
Hochschulen, Forschungs- und Bildungseinrichtungen
Öffentliche Unternehmen und Eigenbetriebe
Mitarbeitende mit dezentraler Beschaffungs- oder Budgetverantwortung

Agenda

Donnerstag, 08.10.2026

10.00 Uhr Beginn

11.00 Uhr Ende

Themenübersicht

Teil 1: Rechtliche Leitplanken & aktuelle Entwicklungen (ca. 15 Minuten)

Der Direktauftrag im Fokus der Beschaffenden und Prüfungsinstanzen.
Unterschiedlich Bestimmungen und Wertgrenzen zwischen dem Bund und ausgewählten Bundesländern (Fokus: kommunale Träger in NRW, Regelungen in Thüringen u.a.).
Aus dem Vergabealltag: Preisvergleich, das Rotationsprinzip und die Grenzen des Ermessens.

Teil 2: Best Practice Live – Digitale Durchführung eines Direktauftrags (ca. 35 Minuten)

Durchgängiger Prozess am Praxisbeispiel: Schritt-für-Schritt-Beschaffung einer Dienstleistung.
Von der Markterkundung zur Vergabeakte: Strukturierte und automatisierte Prozessführung im System.
Digitale Unterstützung bei der Erfüllung von Dokumentations- und Nachweispflichten.
Nachvollziehbarkeit für alle Bearbeitungsschritte.

Teil 3: Fragen & Antworten (ca. 10 Minuten)