Klare Rollen und Verantwortlichkeiten, aber gemeinsam erfolgreich: Wie die Zusammenarbeit von Vergabestelle und Fachbereich gelingt!

Von der Bedarfsermittlung bis zum Zuschlag!

Allgemeine Informationen

In der Praxis entstehen zahlreiche Herausforderungen, wenn Vergabestelle und Fachbereiche aufeinandertreffen. Die Vergabestelle ist oftmals unzufrieden mit der Mitarbeit der fachlichen Kolleginnen und Kollegen und letztere klagen häufig über fehlende Unterstützung durch die Vergabestelle. Die Probleme beginnen bereits bei der Bedarfsermittlung und der Erstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung. Sie setzen sich während des Vergabeverfahrens fort, vor allem bei der Beantwortung von Bieterfragen oder in Verhandlungen. Bei der Angebotswertung bis zum Zuschlag stellen sich weitere Hürden und selbst nach dem Zuschlag kommt es zu Herausforderungen.

Das Webinar fokussiert daher die Frage: Wie arbeitet die Vergabestelle erfolgreich mit den Fachbereichen zusammen? Wer übernimmt welche Rolle und wer ist in welchem Umfang verantwortlich?

Das Webinar liefert Antworten auf diese Fragen, praxisbezogen und anhand zahlreicher Beispiele!

Vorteile

Weniger Reibung zwischen Vergabestelle und Fachbereich: Sie lernen, wie die Zusammenarbeit strukturiert wird, damit beide Seiten sich besser unterstützen statt gegenseitig zu blockieren.
Schneller zu belastbaren Vergabeunterlagen (v. a. Leistungsbeschreibung): Das Webinar zeigt praxisnahe Wege, Bedarf und Anforderungen sauber zu ermitteln und zu formulieren – dadurch sinken Rückfragen, Korrekturschleifen und Verzögerungen.
Mehr Sicherheit im gesamten Vergabeprozess: Sie bekommen konkrete Vorgehensweisen für typische Knackpunkte (Bieterfragen, Verhandlungen, Wertung, Zuschlag und Umsetzung) und vermeiden so unnötige Konflikte und Risiken.

Zielgruppe

Beschaffungs- und Vergabestellen, Fachabteilungen, Projektverantwortliche, öffentliche Einrichtungen (Kommunen, Kliniken, Hochschulen, Universitäten) sowie Unternehmen/Bieter.

Agenda

Montag, 11. Mai 2026
09.00 Uhr Beginn
13.00 Uhr Ende

Tee- und Kaffeepausen inklusive.

Themenübersicht

Das Seminar greift alle Stadien einer möglichen Zusammenarbeit auf!

Die Zusammenarbeit in der Vorbereitung und Planung von Vergabeverfahren wird genauso fokussiert wie diejenige während des laufenden Vergabeverfahrens und bei Vertragsanpassungen nach dem Zuschlag.

Im Webinar lernen die Teilnehmenden, wie die Zusammenarbeit insbesondere in folgenden Phasen des Vergabeverfahrens erfolgreich verläuft:

Bedarfsermittlung
Markterkundung
Erstellung der Leistungsbeschreibung und weiterer Vergabeunterlagen (Vertrag u.a.)
Festlegung von Eignungskriterien
Aufstellen von Wertungskriterien
Beantwortung von Bieterfragen
Durchführung von Verhandlungen, Präsentationen und Teststellungen
Vertragsanpassungen nach dem Zuschlag

Referent:innen

Elisabeth Bruns

Referentin, Statistisches Bundesamt

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Dr. Moritz Philipp Koch

Regierungsdirektor, Leiter des Bereichs "Sourcing", Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)

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Organisatorische Hinweise

WEBINARINFORMATIONEN

Wir freuen uns über Fallbeispiele oder explizite Themen aus Ihrem Unternehmensalltag, welche – spätestens 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn – vorab per E-Mail eingereicht werden können.

In der Teilnahmegebühr enthalten Teilnahmezertifikat Umfangreiche Vortragsunterlagen (digital)

Technische Voraussetzungen Die Veranstaltung erfolgt über die Anwendung ZOOM.

Bitte lesen Sie frühzeitig die Systemanforderungen und führen Sie idealerweise einen System-Test bei dem genannten Systemanbieter durch.

Unsere technischen Voraussetzungen zu unseren Online-Veranstaltungen sowie weitere Fragen und Antworten finden Sie in den FAQs.

Eine gute Internetverbindung ist Voraussetzung!